Udvekslingspuljen

Udvekslingspuljen er en pulje penge der sat af med det formål at skabe større mulighed for udveksling mellem spillere til rollespil. Man kan søge puljen for at dække sine rejseudgifter til danske rollespilsarrangementer. Den er startet til Bifrost generalforsamling 2015, hvor det blev besluttet at sætte 10.000 kr. af på 2016 budgettet. Udvekslingspuljen varetages af Udvekslingsudvalget, der ud fra puljens prioriteter godkender og administrerer puljen.

Formål med Udvekslingspuljen

At sørge for så mange rollespillere som muligt får mulighed for at spille rollespil nye steder, opleve andre rollespilskulturer og skabe en aktiv bevidsthed omkring udveksling i Danmark.

Hvad dækker Udvekslingspuljen

Udvekslingspuljen dækker rejseudgifter til scenarier, kampagner og andre arrangementer hvor der spilles rollespil. Rejseudgifter indebærer udgifter til benzin, broafgift, tog, bus og færge (der kan gives dispensation til andre transportmidler, hvis det er den billigste løsning).

Hvem kan søge Udvekslingspuljen

For at søge puljen skal du være medlem af en af Bifrost’ 57 lokalforeninger og din forening skal have betalt kontingent.

Sådan søger du Udvekslingspuljen

For at søge udvekslingspuljen skal du blot udfylde et ansøgningsskema. Skemaet udfyldes med navne på alle ansøgere, afrejsens adresse samt destination, det ønskede beløb der søges om og en kort motivationstekst for udvekslingen. Der er beskrevet hvordan hvert felt skal udfyldes i ansøgningsskemaet.
Udvekslingsudvalget vil behandle din ansøgning inden for 14 dage og give dig/jer besked om I har fået godkendt jeres ansøgning så hurtigt som muligt.

Hvor mange penge kan vi søge?

I kan søge så mange penge i vil, men det forventes at beløbet stemmer overens med de transportudgifter i ville forventes at have på turen.

Hvordan får vi pengene?

Når jeres ansøgning er godkendt vil det ansøgte beløb blive sat til side til jer. I skal derfor selv ligge ud for billetter og benzin. Når I har afsluttet jeres udveksling skal i udfylde en bilagsblanket ansøgningsskema og indsende den med jeres kvitteringer og billetter til udveksling@landsforeningenbifrost.dk. Det er fint at indsende et billede eller en scanning af bilagene i stedet for at sende dem fysisk. Derefter vil det samlede udgiftsbeløb blive betalt til det kontonummer i angiver på ansøgningen. Der vil kun blive udbetalt penge op til det ansøgte beløb. Afregningen sker sammen med resten af afrapporteringen.

Sådan afrapporterer du Udvekslingspuljen

Afrapporteringen indsendes efter I har været på udveksling. Det skal indeholde en kort beskrivelse af hvad I oplevede (max 400 ord) og op til 5 billeder fra udvekslingen. Derudover indsendes bilagsblanket og jeres kvitteringer så støttepengene kan overføres til jeres konto.

Det skal du være opmærksom på:

  • Puljen dækker kun rejseudgifter, og man kan kun få dækket transporten hvis man kan indsende kvitteringer (medmindre det gælder dækning af benzin, hvor der udbetales km-takst 2,05 kr/km).
  • Du får først pengene udbetalt fra puljen når afrapportering og indsendte kvitteringer er godkendt.
  • Du kan ikke få flere penge udbetalt end der er oprindeligt er søgt til.
  • Udvekslingsudvalget prioriterer ansøgninger ud fra udvekslingspuljens prioriteringsliste (se ”Prioritering af udvekslingsudvalget”). Godkendelse af ens ansøgning afhænger derfor af, hvad der ellers har været søgt til det pågældende puljeår. Det kan derfor også betale sig at søge puljen så snart man ved man skal af sted til det scenarie man ønsker at søge støtte til, da udvalget prioriterer at sende folk af sted til så mange forskellige scenarier som muligt.

Prioritering af Udvekslingsudvalget:

Udvekslingsudvalget prioriterer din ansøgning ud fra 4 prioriteringer. Alle punkter bliver vurderet samlet.

  1. Pris pr. mand
    Puljen skal prioritere at så mange kan komme af sted med puljen som muligt. Både med hver ansøgning og for alle ansøgninger på puljeåret. Derfor bliver ansøgninger der er omkostningseffektive prioriteret. Dette kan gøres fx ved at finde så billig transport som muligt eller f.eks. fylde en hel bil i stedet for at køre én person i bil.
  2. Så mange forskellige mennesker
    Puljen skal prioritere at så mange forskellige mennesker kommer af sted så muligt. Det gælder f.eks. alder, køn, rollespilsbaggrund (også ingen rollespilsbaggrund) og foreningsregi. Der bliver derfor prioriteret grupper internt og på hele puljeåret er så diverse som muligt.
  3. Afstand
    Puljen skal prioritere at folk kommer så langt som muligt. Dette vil sige at jo længere du rejser (inden for Danmarks grænser) jo mere vil din ansøgning blive prioriteret. Et godt mål for at der rejses langt nok til at blive prioriteret er at man rejse mellem øerne eller over regionsgrænser, broer eller hav.
  4. Så forskellige start og slut destinationer som muligt
    Puljen skal prioritere at folk fra hele Danmark kommer rundt til hele Danmark. Derfor får du højere prioritet hvis du skal til og fra et arrangement der foregår andre steder end andre har søgt.

Kontakt

Du er altid velkommen til at kontakte Udvekslingspuljeudvalget os med spørgsmål til Udvekslingspuljen på vores e-mail: udveksling@landsforeningenbifrost.dk.

Vi glæder og til at modtage din ansøgning!

Med venlig hilsen
Udvekslingsudvalget
Carina Enggård, Astrid Cecilie Budolfsen, Michael Lauenborg, Sean Munk Nielsen og John Joyce