Dette er en oversigt over de administrative og demokratiske retningslinjer, der stilles til Bifrosts lokalforeninger. Retningslinjerne er til for at sikre kvaliteten og den demokratiske værdi af landsforeningens lokale fællesskaber, samt skabe gennemsigtighed for alle lokalforeninger – gamle som nye.

Administration

– Dokumentering af aktivitet

Det er nødvendigt for Bifrost, at vi hvert år kan dokumentere for DUF (Dansk Ungdoms Fællesråd), at vores lokalforeninger er aktive, således at vi kan modtage tilskud på baggrund af deres medlemskab. Derfor skal vi kunne dokumentere for vores revisor, at vores lokalforeninger afholder minimum én aktivitet i hvert kvartal. Definitionen af denne aktivitet er meget bred, men det skal blot være et eller andet foreningen laver for sine medlemmer, hvad enten det er et kursus, en spilgang i en kampagne eller en brætspilsaften for foreningens medlemmer.

– Medlemsinformationer

Det forventes, at en lokalforening i Bifrost indsamler informationer på sine medlemmer i et let overskueligt format. Disse informationer skal som minimum inkludere medlemmets: Fulde navn, fødselsdato, adresse, postnummer, E-mail og telefonnummer. Medlemsdatabasen skal kunne dokumentere, hvilke medlemmer, der har betalt min. 75 kr. i kontingent. (Kontingentet skal være betalt i det år det dækker)

Derudover opfordrer vi til, at der indsamles information på forældre til medlemmer under 16 år. Hertil hører forældrenes E-mail og telefonnummer.

Bifrost stiller gratis medlemssystemet ForeningLet til rådighed for lokalforeningerne, som kan bruges til at håndtere dette.

– Regnskabspraksis

Regnskabet skal være på et 12 måneders regnskabsår. Det foretrækkes, at det kører fra januar til december, men i bestemte foreninger kan der være argumenter for, at 12-måneders-perioden kan ligge anderledes.

Regnskabet godkendes enten af lokalforeningens generalforsamling eller bestyrelse. Hvis det godkendes af bestyrelsen, skal årsregnskabet fremlægges til næstkommende generalforsamling.

Bifrost stiller gratis regnskabssystemet ForeningLet til rådighed for lokalforeningerne, som kan bruges til at håndtere dette.

Demokrati

Bifrosts fællesskaber er bygget op af lokale foreninger, som er drevet af stærke ildsjæle i konstituerede foreningsdemokratier. Disse demokratier er defineret gennem de lokale foreningers selvstændige vedtægter, som det forventes, at Bifrosts lokalforeninger overholder. Nedenfor ser I tre nedslagspunkter i forhold til demokrati, som det forventes, at man følger, når man er en lokalforening i Bifrost.

– Generalforsamling

I Bifrost tror vi på, at den demokratiske samtale sker bedst i den fysiske form, hvorfor alle Bifrosts lokalforeninger opfordres til at afholde deres generalforsamlinger fysisk.

Dette betyder at der godt kan deltages online, men det er kun medlemmer, der er mødt fysisk op, som har stemmeret til generalforsamlingen. Dette opfordres for at foreningen kan godtages af DUF’s tilskudsregler (DUF kommenterede tipsregler §11 stk. 3).

– Medlemsrettigheder

I Bifrosts lokalforeninger har alle lige medlemsrettigheder. Dvs. at alle har tale- og stemmeret i foreningens demokrati, uanset hvilken form for medlemskab de har erhvervet sig. Det betyder fx, at støttemedlemmer har samme demokratiske rettigheder, som øvrige medlemstyper.

– Valg af bestyrelse

Alle Bifrosts lokale medlemmer kan stille op til bestyrelsesposter i deres lokalforening, uanset alder. Der kan godt indføres regler om, at børn under 16 år skal repræsenteres af en forælder eller værge, som kan stemme og stille op på vegne af barnet.